Управленческий учёт селлера: деньги, прибыль и кассовый разрыв

Управленческий учёт — это учёт для себя. Его никто не проверяет, единой формы нет, вести его можно в обычной таблице. Задача простая: каждый месяц знать три цифры — сколько заработали, сколько денег на руках и хватит ли их на следующую закупку.

Две таблицы: деньги и прибыль

Основа управленческого учёта — два отчёта:

• ДДС, движение денежных средств. Сколько денег пришло и ушло, когда и на что. Это та же выписка по счёту, только разложенная по статьям: выплаты площадок, оплата поставщику, реклама, налоги.
• ОПиУ, отчёт о прибылях и убытках. Сколько вы заработали за месяц: продажи минус себестоимость проданного товара, услуги площадки, реклама и налог.

Цифры в них почти никогда не совпадают, и это нормально. Вот в чём разница:

Движение денег: ДДС

В ДДС три блока. Остаток на начало месяца плюс поступления минус платежи — это остаток на конец. Он должен совпасть с остатком в выписке, иначе какой-то платёж потерялся.

Поступления:

• выплаты Ozon;
• выплаты Wildberries;
• свои деньги, вложенные в дело.

Платежи:

• оплата товара поставщику;
• доставка до вас и до складов площадок;
• упаковка, этикетки, маркировка;
• реклама и услуги, которые вы оплачиваете отдельно;
• налог и страховые взносы;
• прочее: связь, бухгалтер, фото;
• деньги, которые вы забрали себе.

У маркетплейсов большую часть расходов удерживают из выплат. Поэтому в ДДС вы видите выплату уже за вычетом вознаграждения, логистики и хранения. Сами удержания видны только в отчётах площадки, и нужны они для ОПиУ.

Прибыль: ОПиУ

ОПиУ считают по месяцам. Удобная структура:

1. Продажи — сумма из отчётов о реализации за месяц минус возвраты.
2. Себестоимость проданного — закупка, доставка до вас и маркировка, но только по проданным штукам. Как её посчитать — в калькуляторе себестоимости.
3. Валовая прибыль — строка 1 минус строка 2.
4. Расходы площадки — вознаграждение, логистика, хранение, приёмка, штрафы.
5. Реклама — внутренняя и внешняя.
6. Прочие расходы — упаковка, связь, бухгалтер, оплата помощников вместе с взносами (как их оформить — в статье «Помощники селлера»).
7. Налог и взносы — те, что относятся к этому месяцу.
8. Чистая прибыль — валовая прибыль минус строки 4–7.

Где в отчётах искать продажи и удержания — в статьях финансовые отчёты Ozon и отчёт о реализации Wildberries.

ОПиУ показывает, работает ли бизнес в целом. Если чистая прибыль за несколько месяцев низкая, ищите причину на уровне товара: посчитайте юнит-экономику по каждой позиции, точку безубыточности и окупаемость вложений.

Почему прибыль есть, а денег нет

Самая частая ситуация у растущего селлера: в ОПиУ плюс, а на счёте пусто. Причины обычно такие:

1. Деньги в товаре. Купили партию на 200 000 ₽ — деньги ушли сразу, а в ОПиУ попадёт только себестоимость проданного. Остаток партии лежит на складе и денег не приносит.
2. Деньги у площадки. Продажи последних трёх-четырёх недель ещё не выплачены. Это нормальный график, а не долг.
3. Товар в пути. Отгрузили на склад, он ещё не принят или не продан.
4. Деньги себе. Вы забрали часть денег на жизнь — в ОПиУ их нет, а со счёта они ушли.
5. Минус на балансе площадки. Если услуг за месяц набралось больше продаж, площадка закроет долг из следующих выплат.

Пример. За октябрь чистая прибыль — 60 000 ₽. В том же месяце вы оплатили новую партию на 200 000 ₽, а площадки выплатили 150 000 ₽ за продажи сентября и начала октября. Если других платежей не было, денег на счёте стало меньше на 50 000 ₽, хотя месяц прибыльный.

Кассовый разрыв и как его предсказать

Кассовый разрыв — момент, когда платить нужно сейчас, а денег на счёте не хватает: поставщик ждёт оплату, а выплата придёт только через две недели. При этом бизнес может быть вполне прибыльным.

Разрыв возникает из-за длинного цикла: оплата поставщику, доставка, приёмка на складе, продажа, отчёт площадки и только потом выплата. Последний отрезок, от продажи до денег, у площадок такой:

• Ozon по стандартному графику платит по средам за неделю, которая закончилась три недели назад. Продажи 2–8 ноября 2026 года придут 2 декабря. Подробности — в статье выплаты Ozon.
• Wildberries формирует отчёт за неделю, потом даёт две недели на возражения. После этого деньги можно вывести, перевод — до семи рабочих дней. Продажи 2–8 ноября можно вывести с 23 ноября, на счёте они будут не позже 2 декабря. Подробности — в статье выплаты Wildberries.

То есть от продажи до денег проходит около трёх-четырёх недель. Добавьте сюда время на производство или закупку, доставку и продажу всей партии — и цикл легко растягивается на два-три месяца.

Платёжный календарь

Чтобы увидеть разрыв заранее, ведите платёжный календарь на 6–8 недель вперёд. Каждая строка — неделя:

Минус во второй неделе — это и есть кассовый разрыв: оплату партии на 120 000 ₽ нечем закрыть. Видно его за месяц, и есть время подготовиться.

Ожидаемые выплаты считайте по продажам: на Ozon — по продажам недели, которая закончилась три недели назад, на Wildberries — по сумме, которую уже можно вывести. Так календарь опирается на факт, а не на надежды.

Что делать, если разрыв виден

• Перенести оплату или договориться с поставщиком об отсрочке.
• Заказывать партии меньше и чаще.
• Держать резерв на счёте — например, на месяц платежей.
• Не выводить себе деньги в неделю перед крупной оплатой.
• Проверить, какие товары лежат на складе дольше других, и не дозаказывать их.

У Ozon есть платные гибкие графики выплат, но процент с выплаты съедает прибыль — сравните его со своей маржой. Условия — в статье о выплатах Ozon. Как заложить запас денег на старте — в статье сколько денег нужно на старт.

Простая таблица, которую можно вести самому

Хватит одной таблицы с четырьмя листами.

Лист «Деньги». Каждая операция по счёту — строка:

Статьи держите постоянными, 10–12 штук. Тогда за месяц их легко сложить и получить ДДС.

Лист «Товар». Товар, закупочная цена с доставкой, сколько купили, продали и сколько осталось. Из него берётся себестоимость проданного и видно, сколько денег лежит в остатках.

Лист «Месяц». ОПиУ: строки из раздела выше, столбцы — месяцы, Ozon и Wildberries отдельно. Так видно, какая площадка приносит прибыль.

Лист «Календарь». Платёжный календарь на 6–8 недель вперёд.

Пример ОПиУ за ноябрь:

Если вести ОПиУ по каждому товару, видно, какие из них приносят основную прибыль, — так делают ABC-анализ ассортимента.

Как часто сверяться

• Раз в неделю. Внесите выплаты и платежи, сверьте выплату с отчётом площадки, обновите календарь. Удобно в день выплаты: на Ozon — среда, на Wildberries — понедельник, когда обновляется сумма «Можно вывести».
• Раз в месяц. Закройте месяц: заполните ОПиУ, сверьте остаток на счёте с выпиской и остатки товара — с кабинетами. На Ozon документы за прошлый месяц приходят в первые рабочие дни, не позже 8-го числа, поэтому месяц удобно закрывать к 10-му.
• Раз в квартал. Сравните продажи в ОПиУ с доходами в налоговой книге перед авансом по налогу. Сроки — в статье про декларацию УСН.

Итого три сверки в месяц занимают час-два, если вносить операции сразу, а не копить.

Частые вопросы

Если есть КУДиР, зачем ещё управленческий учёт?

Книга нужна для налога. В ней нет себестоимости остатков, денег у площадки и платежей вперёд, а на УСН «доходы» — и расходов. По ней не понять, заработали вы или нет.

Чем ДДС отличается от выписки по счёту?

Выписка — список операций подряд. ДДС — те же операции, сгруппированные по статьям за месяц: сразу видно, сколько ушло на товар, рекламу и налоги.

В каком месяце учитывать закупку?

В ДДС — когда оплатили. В ОПиУ — частями, когда товар продаётся.

Деньги, которые я забираю себе, — это расход?

Нет. В ДДС это отдельная статья, в ОПиУ её нет. Иначе прибыль будет казаться меньше реальной.

Как учитывать возвраты и невыкупы?

Возвраты уменьшают продажи в ОПиУ в том месяце, когда попали в отчёт площадки. Как возврат уменьшает доход для налога — в статье «Возвраты и доход на УСН». Невыкуп — не продажа, но за обратную доставку площадка может удержать деньги: это расход площадки. Вернувшийся товар снова считайте в остатках на листе «Товар». Как невыкупы влияют на цену товара — в статье юнит-экономика.

Товар потерялся на складе площадки. Как это записать?

На листе «Товар» спишите его из остатков. Его себестоимость в ОПиУ — потеря месяца, а компенсация площадки — отдельная строка дохода. В ДДС компенсация попадёт, когда придёт на счёт вместе с выплатой.

Нужна ли для этого специальная программа?

Нет. На старте хватает обычной таблицы с четырьмя листами из этой статьи.

Откуда цифры

• Сроки выплат Ozon и Wildberries — из статей выплаты Ozon и выплаты Wildberries, сверены 5 ноября 2026 года.
• Сроки документов Ozon за месяц — из статьи финансовые отчёты Ozon, сверены 5 ноября 2026 года.
• Суммы в примерах условные.

Данные сверены 5 ноября 2026 года. Как учитывать налог и взносы в ваших цифрах — уточните у бухгалтера.