ЭДО и закрывающие документы с Ozon и Wildberries

Что такое закрывающие документы

По договору Ozon и Wildberries продают товар покупателям от имени продавца, а за свои услуги берут плату. Поэтому от площадки приходят документы двух видов:

• отчёт о реализации — что купили и что вернули покупатели. По нему считают выручку;
• акты и УПД на услуги — комиссия, логистика, хранение, реклама. Это ваши расходы.

Каждую операцию оформляют первичным документом, бумажным или электронным с подписью (402-ФЗ, ст. 9). Площадки присылают только электронные: в кабинет, а часть — ещё и через ЭДО, электронный документооборот.

Какие документы присылает Ozon

Все отчётные документы — в разделе «Финансы → Документы». Документы за прошлый месяц Ozon формирует в первые 5 рабочих дней, не позже 8-го числа. Если подключён ЭДО, закрывающие документы приходят и туда. Бумажных версий нет (справка Ozon, обновлена 03.11.2026).

Там же — отчёты о компенсациях, штрафах и удержаниях и справочные документы: позаказный отчёт и отчёт о взаиморасчётах. Они помогают сверять цифры.

Цены в акте выполненных работ указаны с НДС 22 %. Выделить налог помогает формула из справки Ozon:

Продажи юрлицам. Покупателю-организации Ozon формирует УПД-2, а продавцу с НДС — УПД-1, если включена опция «Документооборот с юрлицами». Самозанятым продавать юрлицам на Ozon нельзя.

Какие документы присылает Wildberries

Wildberries раз в неделю формирует два финансовых отчёта — основной и по выкупам. Их печатные формы появляются в разделе «Документы» (справка WB, 02.09.2026).

Что ещё важно по оферте и справке WB на ноябрь 2026:

• через ЭДО Wildberries обменивается только УПД и электронными транспортными накладными, а акты и отчёты лежат в «Документах»;
• продавцу без НДС счета-фактуры не составляют (п. 6.8 оферты);
• документы о своих издержках WB не передаёт (раздел 6 оферты) — основа для учёта отчёт;
• если WB выкупает товар, продавец через ЭДО отправляет УПД в течение 7 календарных дней, но не позже последнего дня месяца. Иначе — штраф 20 % цены товара из уведомления (п. 14.5 оферты).

Как читать сам отчёт — в статье отчёт о реализации Wildberries, когда приходят деньги — в разборе выплат Wildberries.

Обязателен ли ЭДО

Для ЭДО нужен договор с оператором и усиленная квалифицированная подпись (УКЭП). Руководитель компании или ИП получает её бесплатно в удостоверяющем центре ФНС. Сотруднику нужна своя подпись и машиночитаемая доверенность (МЧД) — так в справке Ozon на ноябрь 2026.

Ozon

• FBS — ЭДО не обязателен.
• FBO — обязателен, чтобы передавать УПД-2 на поставку, если вы везёте товары из системы «Меркурий», маркированные товары при схеме «УПД до поставки», ювелирные изделия (с ними ещё и спецификацию), а также при поставках в дарксторы и на склад Павло-Слободское РФЦ Негабарит.
• Выкуп товаров маркетплейсом — продавцам на ОСНО и УСН с НДС УПД-1 нужно подписать через ЭДО. Продавцам без НДС и самозанятым приходит УПД-2, подписывать его не нужно.

ЭДО подключается к ИНН, а не к кабинету. По справке Ozon напрямую он связан с операторами «Сфера Документы» (СберКорус) и «Контур.Диадок» — подключение занимает 1–5 рабочих дней. С другими операторами обмен идёт через роуминг, в среднем 5–10 дней. Приглашение отправляют ООО «Интернет Решения» (ИНН 7704217370) без вложений.

Wildberries

В справке WB названы четыре оператора: Диадок, Калуга Астрал, СБИС (Тензор) и Сбер.Корус. Пригласить WB можно по ID или по ИНН 9714053621 (ООО «РВБ»). УПД принимают в формате ЕД-7-26/970@, обязательном с 1 апреля 2025 года: статус 1 — для плательщиков НДС, статус 2 — для остальных.

ЭДО для маркированных товаров

Коды «Честного знака» передают через УПД в ЭДО. Сроки на ноябрь 2026:

• Wildberries, склад WB. После приёмки WB формирует черновик УПД «ДОП» с кодами в разделе «Документы». По оферте продавец отправляет его через ЭДО не позднее 3 рабочих дней с момента получения акта приёмки (п. 4.6). Если товар вернулся, УПД от WB с кодами нужно подписать в течение 3 календарных дней.
• Ozon, FBO. УПД-2 на маркированные товары передают не позже чем через 3 дня после согласования акта приёмки. Если площадку оштрафуют госорганы, сумму удержат с продавца.
• Самозанятые маркированный товар продавать не могут (справка WB).

Как зарегистрироваться в системе и нанести коды — в статье «Честный знак» для селлеров.

Какие документы нужны на вашей системе налогов

УСН. Налог считают с суммы продаж из отчёта, а не с выплаты. Пример: за неделю на WB продано на 10 000 ₽, на счёт пришло 5 400 ₽ — на УСН 6 % налог берут с 10 000 ₽. Подробнее — в статье декларация УСН для селлера.

НДС. Плательщику НДС нужны УПД со статусом 1 и счета-фактуры — для книги продаж и вычета НДС по услугам площадки (ст. 169, 171, 172 НК РФ). По справке Ozon покупатель в учёте — физические лица, а не Ozon: площадка не комиссионер. Как вести книгу продаж и вычет, уточните у бухгалтера. Ставки и переход на НДС — в статье НДС для селлеров.

Самозанятые. Акты на расходы для налога не нужны: налог считают с дохода без вычета расходов. Нужны чеки (ст. 14 закона № 422-ФЗ). На WB их формируют в «Мой налог» до 9-го числа следующего месяца по печатной форме отчёта, на Ozon чеки тоже нужны по отчёту о реализации. Если Ozon выкупает товар у самозанятого, ставка — 6 %, как при продаже организации. Лимит дохода — 2,4 млн ₽ в год (на ноябрь 2026). Что выбрать — в статье самозанятый или ИП.

Если документы не сходятся

Сверьте три источника: отчёт о реализации, документ об услугах и выписку по счёту.

Когда приходят деньги — в разборе выплат Ozon.

Ozon

1. Проверьте, нет ли исправленного документа. Такие документы отмечены значком и приходят как корректировочный УКД.
2. Возьмите акт сверки. Квартальный приходит до 15-го числа следующего месяца. Если не ответить на него в течение 15 рабочих дней, Ozon примет его автоматически. Акт за любой период от 1 до 12 месяцев готовится примерно за час и нужен только для справки.
3. Причины расхождений по справке Ozon: вы получили или учли не все документы, сравниваете разные периоды или в одном акте несколько договоров.
4. Если ошибка у Ozon — напишите в поддержку: «Финансы и Кредитование → Финансы → Отчётные документы», тема «Отчёт о реализации и УПД-1», «Акт выполненных работ» или «Другие документы». Укажите, с чем не согласны, и приложите пример правильного расчёта.

Wildberries

• Замечания к еженедельному отчёту принимают 14 календарных дней со дня, следующего за окончанием отчётного периода. Потом отчёт считается утверждённым (п. 5.6 оферты).
• Расхождения при приёмке оформляются актом корректировки.
• Ошибку в УПД исправляют новым УПД: корректировочные УКД Wildberries не принимает.

Частые вопросы

Можно ли продавать без ЭДО?

Да, если вы без НДС, не продаёте маркированные товары и не возите на Ozon FBO-поставки из перечня выше. Документы будут в кабинете.

Где скачать документы за прошлый месяц?

На Ozon — в разделе «Финансы → Документы», они появляются до 8-го числа. На Wildberries отчёты еженедельные — в разделе «Документы», в течение 7 календарных дней после недели.

Что делать с документами, если закрываю ИП или ухожу с площадки?

Скачайте всё заранее. Ozon предупреждает: после ликвидации или расторжения договора отправить документы он уже не сможет. Сколько хранить документы, уточните у бухгалтера.

Источники

• Ozon для продавцов: отчётные документы, акт выполненных работ, отчёт о реализации, акты сверки, подключение ЭДО, УПД-2 на поставку, выбор системы налогообложения.
• Wildberries для продавцов: ЭДО с WB, документы о движении товара, УПД для маркированных товаров, финансовый отчёт, чеки для самозанятых.
• Оферта Wildberries: продажа товара, п. 4.6, отчётность и расчёты, п. 5.6, вознаграждение, раздел 6, правила выкупа, п. 14.5.
• Закон: 402-ФЗ о бухучёте, ст. 9, НК РФ, ст. 169, ст. 171, ст. 172, 422-ФЗ о самозанятых, ст. 14.

Данные сверены 5 ноября 2026 года. Сроки и форматы документов площадки меняют — перед отчётным периодом проверьте справку в кабинете.