Сертификат, декларация и отказное письмо для продавцов на маркетплейсах

Сертификат и декларация: в чём разница

Оба документа подтверждают, что товар безопасен и соответствует обязательным требованиям. По закону у них равная юридическая сила (ст. 23 закона № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Разница в том, кто подтверждает соответствие:

Выбрать «что удобнее» нельзя. Форму подтверждения задаёт технический регламент или перечень правительства. Если там написано «сертификация», декларация не подойдёт.

ТР ТС (ЕАЭС) или национальная система

Документы бывают двух видов.

По техническим регламентам Таможенного союза (ЕАЭС). Под них попадает большая часть товаров для маркетплейсов: одежда и текстиль (ТР ТС 017/2011), детские товары (ТР ТС 007/2011), игрушки (ТР ТС 008/2011), косметика (ТР ТС 009/2011), низковольтные электроприборы (ТР ТС 004/2011). Такой документ действует во всех странах ЕАЭС. Номер начинается с «ЕАЭС», у старых документов — с «ТС».

По национальной системе России. Это товары из единого перечня, утверждённого постановлением Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425. Постановление действует до 1 сентября 2028 года. Такой документ действует только в России, номер начинается с «РОСС».

Как понять, что нужно вашему товару:

1. Найдите регламент ЕАЭС, под который подходит товар. Полный список — на сайте ЕЭК.
2. Если регламента нет, проверьте перечни постановления № 2425.
3. Если товара нет ни там, ни там, обязательный документ не нужен. Тогда пригодится отказное письмо — о нём ниже.

Для части товаров нужен не сертификат, а свидетельство о государственной регистрации (СГР) или регистрационное удостоверение. Это касается, например, БАДов и медицинских изделий.

Кто может быть заявителем

Заявитель — это тот, на кого оформлен документ и кто за него отвечает. По ст. 24 закона № 184-ФЗ заявителем может быть компания или ИП, зарегистрированные в России. При этом заявитель должен быть изготовителем, продавцом или лицом, которое по договору выполняет функции иностранного изготовителя. Точный круг заявителей задаёт конкретный регламент.

По типовым схемам ЕАЭС (решение Совета ЕЭК от 18.04.2018 № 44):

Что это значит на практике:

• Производитель оформляет документ на себя.
• Импортёр чаще всего оформляет документ на партию. На серийную продукцию нужен договор с изготовителем.
• Перепродавец обычно продаёт по документу производителя или импортёра. Свой документ не нужен, если товар подпадает под чужой.
• Самозанятый без ИП заявителем быть не может: закон называет только компании и ИП. Ozon прямо пишет, что самозанятые не продают товары с обязательной сертификацией. Подробнее — в статье «Самозанятый или ИП».

Как проверить документ в реестре

Все действующие российские сертификаты и декларации есть в Едином реестре Росаккредитации на pub.fsa.gov.ru. Проверка бесплатная и занимает пару минут.

1. Откройте реестр деклараций или реестр сертификатов.
2. Введите номер документа в поиск. Можно искать и по заявителю, изготовителю или названию продукции.
3. Откройте запись и сверьте данные.

Что проверить в записи:

• статус — «действует». Wildberries также принимает «продлён», «возобновлён» и «архивный»;
• срок действия;
• заявителя и изготовителя;
• название продукции, модели и код ТН ВЭД — они должны совпадать с вашим товаром.

Если документа нет в реестре или его действие прекращено, продавать по нему нельзя. Номер для карточки лучше копировать прямо из реестра — так советует Ozon, чтобы не ошибиться в символах.

Если документ у поставщика

Это нормальная ситуация. Сертификат или декларация действует для каждой единицы продукции, выпущенной в обращение в период его действия (ст. 23 закона № 184-ФЗ). Значит, вы можете продавать товар по документу производителя или импортёра.

Что попросить у поставщика (а как проверить его самого — в статье «Как проверить поставщика»):

• номер документа и скан всех страниц;
• указание сведений о сертификате или декларации в накладной или УПД — за их отсутствие в сопроводительных документах есть отдельный штраф (ст. 14.45 КоАП);
• если документ на партию — подтверждение, что ваш товар из этой партии.

Проверьте документ в реестре сами. Затем сверьте данные с карточкой: Ozon сравнивает бренд, модель, артикул, код ТН ВЭД, название и изготовителя вплоть до пробелов. Wildberries требует, чтобы ТН ВЭД и ОКПД2 в карточке совпадали с кодами в документе.

Отказное письмо

Отказное (информационное) письмо — это ответ органа по сертификации или учреждения Росстандарта о том, что товар не подлежит обязательной сертификации или декларированию. Это не разрешительный документ, а пояснение.

Площадки относятся к нему по-разному:

На Wildberries в поле сертификата нельзя вписывать номер отказного письма, отрицательного решения или добровольного сертификата — карточка не пройдёт проверку.

Куда загрузить документы на Ozon

1. Откройте Товары → Сертификаты качества и нажмите Добавить документ.
2. Укажите тип документа, страну выдачи, стандарт (национальный или ЕАЭС), регистрационный номер, тип товара и срок действия.
3. Добавьте ссылку на запись в реестре или файлы: JPEG, JPG, PNG или PDF, до 30 файлов, каждый до 10 МБ.
4. Привяжите товары вручную или через шаблон с артикулами.
5. Нажмите Отправить на проверку.

Статус меняется с «Ожидает проверки» на «Одобрен» или «Отклонён». Причину отказа видно, если нажать на название документа. Товары без документов собраны на вкладке «Товары без сертификатов».

Если Ozon запросил документы, на ответ даётся три рабочих дня, если в запросе не указан другой срок. Без ответа товары скроют. Перед окончанием срока документа Ozon предупредит — загрузите новый и заново привяжите к нему товары.

У самозанятых вкладки «Сертификаты качества» нет.

Куда загрузить документы на Wildberries

1. Откройте Товары и цены → Карточка товара и перейдите в нужную карточку.
2. В разделе «Документы» нажмите «Добавить» и выберите тип документа.
3. Введите номер полностью, вместе с буквами «ЕАЭС», «ТС» или «РОСС», и даты действия. Если документ бессрочный, отметьте это.
4. Сохраните карточку.

В одну карточку можно добавить до 20 документов каждого типа. Для многих карточек удобнее массовое редактирование или выгрузка в Excel.

Документ проверяет ведомство, где он зарегистрирован. Обычно это около трёх рабочих дней. Зелёная галочка — хотя бы один документ прошёл проверку, серая — всё на проверке, красная — есть ошибка.

Штрафы

Кроме блокировки карточек на площадке, за нарушения грозят штрафы по КоАП. Если в статье нет отдельной суммы для ИП, предприниматель отвечает как должностное лицо (примечание к ст. 2.4 КоАП).

Сроки и стоимость

Единого официального прайса нет. Цену и срок называет орган по сертификации. Они зависят от схемы, объёма испытаний, числа моделей и того, нужна ли оценка производства. Поэтому мы не приводим цифры: запросите расчёт в нескольких аккредитованных органах. Список аккредитованных органов есть в реестре Росаккредитации.

Срок проверки на площадке добавьте к сроку оформления. На Wildberries это около трёх рабочих дней. Ozon срок проверки не называет.

Частые ошибки

• Добровольный сертификат вместо обязательного. Он не заменяет обязательный документ. Wildberries прямо пишет, что такие сертификаты загружать не нужно.
• Документ на другую продукцию. Модель, код ТН ВЭД или изготовитель в документе не совпадают с карточкой.
• Опечатка в номере. Перепутаны русские и латинские буквы. Копируйте номер из реестра.
• Истёк срок. Новый документ не загрузили вовремя, и товары скрыли.
• Документ иностранного органа. Часть таких документов в России приостановлена — Wildberries предупреждает об этом в справке.

Частые вопросы

Можно ли продавать по декларации поставщика?

Да, если товар подпадает под этот документ и он действует. Проверьте запись в реестре и попросите сведения о документе в накладной.

Может ли самозанятый оформить декларацию на себя?

Нет. Заявителем может быть только компания или ИП. Если ваш товар требует документа, вам нужно ИП или компания.

Чем декларация хуже сертификата?

Ничем. По закону у них равная сила. Но какой документ нужен, решает регламент, а не продавец.

Нужен ли документ, если товара нет в перечнях?

Обязательный — нет. Если Ozon запрашивает документы для вашей категории, загрузите отказное письмо, на Wildberries поставьте галочку «Документы, подтверждающие безопасность, не требуются».

Что будет, если не загрузить документ?

Ozon скроет товар, пока вы не пришлёте документ. Wildberries не пропустит или заблокирует карточку. Плюс возможны штрафы по КоАП.

Источники

• Закон № 184-ФЗ «О техническом регулировании», ст. 23–25 — consultant.ru.
• Постановление Правительства РФ от 23.12.2021 № 2425 — consultant.ru.
• Типовые схемы сертификации ЕАЭС — справка ЕЭК.
• Технические регламенты ЕАЭС — eec.eaeunion.org.
• Закон № 289-ФЗ о платформенной экономике, ст. 7 — consultant.ru.
• Штрафы — ст. 14.43–14.46 КоАП на consultant.ru.
• Реестр сертификатов и деклараций — pub.fsa.gov.ru.
• Документы качества на Ozon — справка Ozon для продавцов.
• Разрешительные документы на Wildberries — справка WB для продавцов.

Данные сверены 5 ноября 2026 года. Правила площадок и перечни продукции меняются: перед закупкой проверьте требования к своему товару в аккредитованном органе по сертификации.